“Sandra, wat doe jij zoal op een dag?” is een vraag die ik weleens krijg.
Men heeft niet altijd een beeld van de werkzaamheden van een vastgoedbeheerder. Voor zowel onze vestiging in Hilversum (’t Gooi e.o.) als onze vestiging in Almere verzorg ik met een aantal collega’s het beheer van 2 vastgoedportefeuilles. Ik vond het leuk om op een gewone werkdag eens bij te houden wat ik doe, wat er zoal gebeurt en dit te delen.
De start van de dag
’s Morgens vroeg open ik de mail om te zien of er dringende berichten zijn binnen gekomen die direct aandacht verlangen. Vervolgens nog even de agenda dubbelchecken; de taken voor vandaag heb ik al goed in mijn hoofd, nog even de dag doorlopen voordat deze begint, geeft altijd een rustig gevoel.
Er staan verschillende klussen ingepland; een aantal afspraken worden door onze makelaars opgepakt en voor een aantal afspraken staan vakmensen ingepland die werk uitvoeren bij diverse woningen. Nog even contact met de huurders die thuis zijn om de deur te openen en de dag kan beginnen. Overigens geen meldingen ontvangen op het noodnummer vannacht.
Verlenging van een huurovereenkomst
Voor mij staan vandaag een aantal administratieve werkzaamheden en een aantal coördinerende taken op de agenda; één van onze verhuurders blijft langer voor zijn werk in het buitenland en wil de woning langer aan de huidige huurder verhuren. Ik heb contact gehad met de huurder. Het is een leuk expatgezin dat graag nog langer wil blijven; haar werk in Nederland is ook verlengd. Voor deze huurder en verhuurder stel ik een addendum op dat aansluit op de huurovereenkomst en die passend is voor de situatie van de verhuurder. De huidige huurder is een goede match en om die reden ook gezocht. De verhuurder kan weer een jaar veilig verhuren en volgend jaar terugkeren naar de eigen woning. De data en belangrijke gegevens worden geborgd en gedateerd en ik coördineer een vlotte ondertekening door beide partijen. Het geeft een goed gevoel dat we voor deze verhuurder een juridisch sluitende verlenging hebben kunnen verzorgen.
Een nieuw appartement
Voor een nieuw appartement heb ik de door de huurder getekende gebruikersverklaring en het huishoudelijk reglement ontvangen en neem ik contact op met de Vereniging van Eigenaren (VVE) van dit appartement. Deze woning is aangekocht door een investeerder die het volledige beheer van zijn woningen aan ons overlaat. Het is prettig als de VVE weet dat wij de verhuurder vertegenwoordigen. Daarnaast is het altijd efficiënt om rechtstreeks in contact te staan met de VVE. In dit geval betreft het een VVE die is samengesteld uit de eigenaren van de diverse appartementen. Ze staan allen open voor een aantal praktische tips van mijn zijde en ik kan input leveren voor het huishoudelijk reglement; een huurder is soms toch net even iets anders dan een eigenaar.
De huurovereenkomsten controleren
Dagelijks neem ik de lijst met huurovereenkomsten door die binnenkort en in ieder geval tijdig opgezegd of verlengd moeten worden. Het zijn veelal maatwerk huurovereenkomsten voor eigenaren die hun woning verhuren voor een bepaalde periode en ook investeerders die gebruik maken van een huurovereenkomst met een aanzeggingsmogelijkheid om te beëindigen. Een tijdige opzegging, aanzegging of verlenging van deze huurovereenkomsten is belangrijk, zo niet cruciaal om de rechtsgeldigheid te behouden; te vroeg of te laat opzeggen kan immers grote gevolgen hebben. Het is onze taak om dit te voorkomen.
Even schakelen met de klusjesman
Ik krijg bericht van onze klusjesman, hij is bij de woning aangekomen en heeft een aantal kleine onderhoudstaken uitgevoerd. De inventarisatie van het werk en het afstemmen met de verhuurder heeft al plaatsgevonden. Ik had deze afspraak met de huurder en de klusjesman tijdig gecoördineerd. Ik krijg nu de boodschap dat hij iets eerder klaar is dan verwacht. Dit komt goed uit, want hij kan nu gelijk even doorrijden naar een volgende woning. Bij deze woning laten we op verzoek en kosten van de huurder een tuinhek aanpassen om de kinderen veilig in de tuin te houden. Met de juiste maten opgenomen kan de offerte voor het werk worden opgesteld en kan de huurder worden geïnformeerd.
Melding van een huurder, urgent of niet?
Zojuist ontvang ik een melding van een huurder. Zij zien ‘bruin water’ uit de keukenkraan. Voor mij is het zaak om snel te beoordelen of de melding urgent of belangrijk is. Moet ik alles ‘opzij’ zetten voor een urgente situatie of is het belangrijk om iemand direct naar de woning te sturen? De huurders communiceren meestal in het Engels, dit is vaak niet hun moedertaal dus eerst maar goed vertalen en doorvragen om een goed en beter beeld van de situatie te krijgen.
Veel verhuurders zijn blij met expathuurders uit het buitenland, maar vaak nog blijer dat wij goed en duidelijk met hen communiceren. In dit geval kijk ik eerst of er meldingen zijn op de site van de waterleverancier over werkzaamheden in de buurt van de woning, dat blijkt niet het geval. Vervolgens check ik direct bij een aantal panden die wij in de directe omgeving beheren of hier niets aan de hand is. Na overleg met de waterleverancier besluiten we dat het verstandig is dat zij een monteur langs sturen om ter plekke poolshoogte te nemen. Om vertraging te voorkomen zijn wij in de gelegenheid om in de woning aanwezig te zijn als de huurder niet thuis kan zijn. In dit geval blijft de huurder graag thuis om de monteur te ontvangen en situatie uit te leggen; fijn. Ik spreek met beide partijen een tijdstip af en bevestig dit naar de verhuurder.
24 uur per dag bereikbaar
Voor noodsituaties zijn we 24 uur per dag bereikbaar, maar soms moet je huurders een beetje helpen om te begrijpen dat sommige situaties voor hen wel belangrijk zijn maar niet altijd urgent. Veelal is een vlotte reactie en een ingeplande afspraak voldoende om de gemoederen bij de huurder te bedaren. De huurder fungeert ook als ‘oren en ogen’ in de woning en voelt zich verantwoordelijk voor het pand in de periode dat zij er wonen en dat zien we natuurlijk graag. Zo had ik gisteren een huurder die zich had buitengesloten. Erg vervelend voor de huurder, maar doordat wij een reservesleutel in de kluis op ons kantoor hebben was de deur weer snel open.
Onderhoud plannen
Nu is het tijd om het CV-onderhoud voor deze maand in te plannen. We werken met een aantal CV-installateurs samen die het onderhoud voor ons goed en veilig uitvoeren. Verantwoordelijkheden die we voor een verhuurder graag uit handen nemen. De facturen van het uitgevoerde onderhoud van afgelopen week zijn door ons voldaan en worden komende maand verrekend met de te ontvangen huur. De overzichten van de betalingen worden via onze vastgoedmanagementsoftware maandelijks naar de verhuurders per mail uitgestuurd, zodat zij een duidelijk overzicht hebben van de inkomsten en uitgaven.
Per mail ontvang ik een offerte voor schilderwerk van een woning. Dit is de tweede offerte zodat de eigenaar een keuze kan maken. Goed om te lezen dat onze vaste schilder wederom de beste prijs heeft afgegeven en (ook belangrijk) dat hij snel aan de slag kan. Dit blijft een bijkomend voordeel. Wij hebben reparateurs en onderhoudsbedrijven waar we regelmatig zaken mee doen. Dit zorgt ervoor dat wij over het algemeen goede voorwaarden en vaak ook in drukke tijden of ad hoc zaken een voorkeursbehandeling krijgen. Ik stel de eigenaar van de beide offertes op de hoogte en plan een overleg met de eigenaar voor zijn goedkeuring op de offerte alvast in de agenda.
